Наши мероприятияУчёт в компании: роль собственника и бухгалтера. А также - специфика передачи дел на аутсорсинг и для кого нужно повышать квалификацию профессиональному бухгалтеру. Понемногу обо всём
"Учёт в компании: роль собственника и бухгалтера. А также - специфика передачи дел на аутсорсинг и для кого нужно повышать квалификацию профессиональному бухгалтеру. Понемногу обо всём"
Интервью с руководителем ТОО "Республиканский Центр Дополнительного Образования "VQ центр" (РЦДО "Викьюцентр")" Черепановой Натальей Николаевной.
ПОБ:
- Наталья, я благодарю вас, что вы присутствуете сейчас здесь и готовы поделиться своим опытом как эксперт в сфере бухгалтерии, бухгалтерского учета и развития профессии. У нас есть много вопросов к Вам, вопросы очень актуальны для нашего профессионального сообщества и будут полезны всем, я так думаю – и уже организациям с опытом и тем, кто только-только начинает свой путь в этой сфере.
Итак, первый вопрос - что в себя включает учет в компании? Может ли собственник или сотрудник без должного опыта вести его самостоятельно, не прибегая к специалистам?
Наталья:
- Давайте разобьем на два вопроса сразу. Что такое учет? Учет это не только бухгалтерия, это и бухгалтерский учет, и кадровый учет, финансовый учет, управленческий учет.
Если вспомнить старые времена, бухгалтерский учет у нас профессия давняя, то в крупных компаниях у нас были плановики отдельно, экономист был, бухгалтер, кадровик, то в настоящее время у нас один бухгалтер ведет в одном лице, поэтому нужно обладать очень большим спектром знаний. Что лучше, когда человек в штате, который обладает одним, и он должен постоянно повышать свое образование, или можно какую-то часть передать на аутсорсинг? Если, например, человек, на которого вы рассчитываете, с чем-то может не справиться. Ну, нужно понимать для начала, что это за компания.
Если это небольшое ТОО, допустим, есть такие ТОО, где у нас директор ТОО, он же является собственником, то чаще всего берут бухгалтера в единственном лице, либо отдают на аутсорсинг. Но, опять же, я встречала такие компании, где собственник один, он же директор, и у них огромный оборот. То есть они возят такими очень маленькими коробочками какой-нибудь товар, наподобие семян, они очень маленькие, но они очень дорого стоят.
И, соответственно, директор, он большую часть работы выполняет сам, а, например, налоги, сложные налоги, если у него есть, к примеру, какие-то сложные налоги, наподобие НДС, и он плохо в этом разбирается, это можно отдать на аутсорсинг. Если мы говорим про крупную компанию, я, например, встречала на аутсорсинге очень крупные компании, которые отдают на аутсорсинг только отчетность, только управленческий учет, а всю остальную первичку ведут в офисе. Чаще всего это выгодно экономически, потому что в аутсорсинге более дорогие специалисты, они дороже стоят, но, опять же, это все нужно рассматривать индивидуально.
ПОБ:
- А есть ли в Вашем опыте что-то такое, чем Вы могли бы поделиться, чтобы предостеречь, например, руководителей, которые сейчас раздумывают как раз над тем, что же сделать с этим учетом им самим. Может быть, какие-то подводные камни, может быть, какие-то лайфхаки. Вы сейчас сказали, что одна крупная компания отдает только вот одну часть, да? А может быть, что-то еще есть такое, на что конкретно нужно обратить внимание человеку, который сейчас раздумывает над тем, за что ему браться, вот именно учет.
Наталья:
- Опять же, если вспомнить какие-то примеры, в каждой компании все индивидуально. Я сейчас встречаю очень много компаний, которые вели учет, сейчас у них они подают сами нулевку и считают, что у них учета нет. В таком случае я бы посоветовала в первую очередь взять консультацию хорошего консультанта, чтобы по полочкам все объяснили, как дальше действовать.
Оценить учет, в каком состоянии он находится, и после этого уже принимать решение. Я советую расписать все задачи, которые стоят на сегодняшний день. Есть компании, к примеру, которые на сегодняшний день ничего не производят, не продают, но ТОО существует, и они его не закрывают.
Но если откроешь оборотку, там висит очень много хвостов. В таком случае я считаю, что нужно обязательно сделать тест оборотки, то есть обратиться к специалисту, и тогда уже принимать решение. Если, например, в компании другая ситуация.
Есть компании, в которых, например, существует бухгалтер, либо он только уволился, и им сложно найти специалиста. Очень часто это семейный бизнес, и хотят вести с семьей, но у них им не хватает квалификации. В таком случае можно обучиться, это не сложно, например, делать разноску банка, какую-то первичку разносить, выписывать счета фактуры самостоятельно, а уже налоги отдать, например, на аутсорс.
Это будет более продуктивно, дешевле, меньше ошибок будет, ну и, соответственно, если специалист будет сдавать, именно профильный специалист будет сдавать отчетность, то он подскажет и какие есть ошибки именно в первичке. Но, опять же, надо смотреть по ситуации. Обязательно оценить нужно сначала, от оборотки надо оттолкнуть, если она есть.
ПОБ:
- Все-таки стоит ли руководителю досконально в этом рассматривать, или стоит довериться?
Наталья:
- Очень много мнений существует, кто-то говорит, что руководитель должен разбираться на 100% в финансовом учете. Я считаю, что руководитель должен быть финансово грамотным, он должен понимать, что существует отдельно бухгалтерский учет, налоговый учет, чтобы правильно ставить задачи, это первое. Но я считаю, что руководитель не обязан быть профессиональным бухгалтером, например.
Для этого хороший руководитель нанимает хорошего специалиста, узкого специалиста, который будет полностью вести учет. Если я как руководитель буду полностью вникать, скажем, во весь операционный процесс, то смысл мне нанимать бухгалтера, например. Поэтому я считаю, что определенными знаниями нужно обладать.
Можно, конечно, их перечислить, если нужно. Обязательно нужно понимать, что такое прибыль, что существует налоговая прибыль, существует бухгалтерская прибыль, чистая прибыль, ради чего мы работаем. Важно очень понимать, чем занимается бухгалтер, что входит в обязанности бухгалтера, чтобы понимать, какие задачи ставить.
Обязательно нужно понимать какой-то хронометраж в бухгалтерии, что бухгалтер — это не просто человек, который открыл 1С, и 1С просто, как говорят, на кнопку нажал, и она все сделала. Это не так, конечно. Для этого нужно хотя бы курс для руководителей пройти, я считаю.
Начальный уровень. Вот как у бухгалтеров есть курс основы 1С, это база, то же самое, я считаю, для руководителей нужно пройти курс руководителей на начальном этапе. Если мы говорим про медика, например, каждый, я считаю, медик, если даже он хирург, он должен уметь ставить уколы, к примеру, должен уметь ставить систему.
Это в моем понимании. То же самое и у руководителей. Я считаю, что какими-то базовыми знаниями он должен обладать.
Сейчас, в общем-то, даже финансовую грамотность преподают в школе.
ПОБ:
- Если руководитель решился передать некоторые функции на аутсорсинг, как ему тогда достигнуть соглашения? Контроль, доверие, что выбрать? Как потом обратную связь получить?
Наталья:
- У меня есть опыт ведения аутсорсинга, и вот именно из своего опыта, из опыта моих клиентов могу кое-что объяснить на свое ведение. Первое, что я считаю, если именно говорить, начнем, скажем, с договора.
В первую очередь нужно правильно заключить договор, как говорится, договориться на берегу. Нужно понимать, какие права и обязанности у каждой стороны, у аутсорсинга и у руководителя. Очень часто я вижу, когда ко мне обращаются компании, скажем, мои знакомые, родственники, которые приходят именно с аутсорсинга.
И я прошу посмотреть договор. Я вижу просто там стандартный договор о том, что аутсорсинговая компания обрабатывает первичную документацию, а заказчик платит. И на этом все.
А потом у них начинаются спорные моменты. То есть бывает такой тоже спорный момент, пришли уведомления за прошлые периоды, кто будет это все делать. Или, например, бывает такое, что, ну, допустим, нужно оформить сотрудника, а аутсорсинговая компания говорит о том, что в наши обязанности это не входит.
Или, например, вам нужно на кредит, для получения кредита составить бухгалтерский баланс. Или, например, нужно сдать статистическую отчетность. Аутсорсинг говорит, а, извините, у нас тут не прописано.
Поэтому нужно все эти моменты прописать в договоре. Хороший договор у меня на одной странице однозначно. Обязательно нужно в договоре предусмотреть условия расторжения.
То есть вдруг какой-то из сторон мне понравится. Я могу сказать со стороны как аутсорсер даже, к чему надо быть готовым. Там это одна сторона.
И другое дело, если мы сейчас говорим про клиента. То есть у меня ТОО, я отдаю на аутсорсинг, на что я должна обратить внимание. Обязательно нужно для себя, у меня даже есть такой курс по договору аутсорсинга, прям отдельный курс.
И мы там выписываем, для начала выписываем все задачи. То есть все выписываем, что в моем понимании как руководителя, что я считаю, что должен сделать у меня бухгалтер. Я вот это все расписываю, расписываю, расписываю.
А потом уже все эти моменты мы начинаем группировать. То есть аутсорсинг, он дает коммерческое предложение и по каждому пункту обычно ставит стоимость. И когда эта стоимость вырастает в миллион, заказчик говорит, это слишком дороговато, вот есть компании, которые ведут за 150, тогда мы начинаем группировать, уменьшать.
Например, мы говорим, вот эту часть, например, выписка счетов на оплату, вы можете это сделать сами. Можете в 1С сделать, можете в EXCEL сделать, мне просто приносить документацию. Или, например, вы можете взять на себя банк, можете вести.
То есть вот это обязательно надо расписать и от этого будет зависеть самая главная цена. Потом обязательно, вот я же говорила, пути выхода. Например, вам не понравилась компания, как вы из аутсорсинга выходите? То есть вы должны оплатить, забрать документы.
А вдруг у вас в этот момент идет отчетный период. Во время отчетного периода бывает такое, что у вас какой-то акт, например, должен закрыться 30 числа, а счет фактура будет до 15 идти. То есть вы потом это сами будете доделать, другому бухгалтеру передадим или как это будет выглядеть.
И потом еще обязательно нужно договориться, если компания не новая, например, если в других периодах будут приходить уведомления. Тогда в таком случае как эти уведомления, кто их будет, из-за какой стоимости их будет выполнять эти уведомления? Это же дополнительные декларации. И бывает еще момент, когда, допустим, идет восстановление учета по ходу.
То есть кто это будет делать? Поэтому вот эти все моменты нужно предусмотреть. Ну, скажем так, за 5 минут все не расскажешь. Начать нужно, если приходите хороший аутсорсер, должен запросить вашу базу.
Это должна быть предварительная беседа. Ну, не нужно воспринимать эту беседу как за бесплатную консультацию. Нормально, если во время беседы вы получите консультацию и с вас попросят оплату.
Это нормально. Если у вас ничего не попросили и сказали, вот, мы будем вести за 100 тысяч, только приносите документы, я бы немножко насторожилась по поводу такой компании. Ну, есть сомнения, потому что я не знаю, кто будет вести, как будет вести, в дальнейшем как это.
Ну, бывает очень сложно выходить из этого договора. Ну, в договоре ведь не пропишешь, что руководитель организации, на которую вы будете оказывать эти услуги, как взаимодействовать. Он может звонить вам с утра до вечера, например, или писать сообщение.
ПОБ:
- То есть там можно как-то прописать точки контроля именно взаимодействия, когда вы даете информацию или когда у вас допрашивают?
Наталья:
- Обязательно в договоре есть такой пункт, то есть часы работы. В аутсорсинге сидят бухгалтеры, которые работают в обычном режиме с 9.00 до 18.00. И, соответственно, все вопросы, которые поступают, они должны, такие, текущий рабочий вопрос, должны поступать с 9.00 до 18.00. Это оговаривается обязательно в договоре. Но бывают нюансы.
К примеру, некоторые компании договариваются по поводу консультации. К примеру, идет груз какой-то из-за границы, и машина стоит на границе. И нужно выписать какой-то документ.
Но это сейчас очень редко бывает, дается обязательно срок какой-то, что прям вот ночью нужна какая-то информация. Кто будет звонить, когда будет звонить. Не так, что, например, я бухгалтер на аутсорсе, отвечаю за эту компанию, и мне будут звонить все сотрудники, все, кто хотят.
Обязательно должно указываться контакт на лицо. То есть в какое время, по каким вопросам звонить, такие вопросы мелкие.
Спросили, например, груз идет, какой документ нужно и куда отправить. Это один вопрос. А бывают такие вопросы, допустим, я видела какие-то договоры, в которых прописано, что аутсорсинговая компания дает консультацию.
И клиент, заказчик, он воспринимает, что он 24/7 консультируется. Бывают вопросы, на которые нужно искать пару дней ответ. Нужно убедиться.
У них, например, выходит КПН 20 миллионов или 200 миллионов. И тебя спрашивают, а платить нам или не платить? Много каких-то документов надо посмотреть. Поэтому я за то, что все в документе должно прописываться.
По крайней мере, когда я делала договора по аутсорсингу, они у меня постоянно дорабатывались. От клиента дорабатывались так же, как и трудовые договоры. Потому что все предусмотреть невозможно.
Но обязательно все это нужно прописать. Вопрос интересует по передаче документации. Потом бывает вопрос по нулевке.
Вообще они входят в стоимость или не входят в стоимость. Например, я веду компанию ТОО. А у этой компании еще появилась ИП.
Они говорят, ну знаете по ИП, она у нас нулевая, но просто пришло уведомление. Какие-то моменты, которые не предусмотрены в договоре. Если у клиента, у заказчика в ходе работы возникают какие-то вопросы, которые не оговорены договором.
Я уже говорила про статистическое управление. Отчет статистического управления, например, нужно оставить. Или, к примеру, компания никогда не занималась импортом.
И, к примеру, им нужно какую-то отчетность подать по импорту. А в договоре ранее не оговаривалось. В таком случае заключается дополнительное соглашение.
В этом дополнительном соглашении оговариваются сроки, стоимость и дальше уже исполнение идет. Если, к примеру, у компании, помимо этого ТОО, которое отдали на аутсорсинг, существуют еще другие компании, по ним возникли вопросы, то все эти вопросы решаются уже в рамках другого договора. Заключается либо договор, либо дополнительное соглашение.
Пожалуйста, если компания на приостановке, например, пришло уведомление, то в таком случае договор одна сторона платит, другая выполняет. Обязательно на 100% нужно прописать сроки, потому что если не прописать сроки, то будет тянуть аутсорсинговая компания. И также, с другой стороны, для компании-заказчика нужно обязательно прописать, чтобы предоставили вовремя документы.
И какие документы? Потому что один документ принесли, срок проходит, а другой не принесли. Значит, соответственно, нужно это все указать, что если документы не принесли, приостанавливается у нас работа. Вот все эти нюансы нужно обязательно оговорить.
ПОБ:
- Наталья, я знаю, что у Вы еще руководитель учебного центра. Скажите, пожалуйста, бухгалтер, профессиональный бухгалтер, просто бухгалтер, должен повышать свою квалификацию. Что бы Вы посоветовали?
Наталья:
- Я постоянно учусь, я являюсь профессиональным бухгалтером, но постоянно слушаю изменения, беру какие-то курсы, естественно, трачу на это деньги, есть у меня подписки.
То есть я стараюсь, сейчас есть возможность онлайн учиться у профессиональных специалистов. И поэтому обязательно нужно бухгалтеру любому, руководителю центра, да, я являюсь руководителем центра учебного, помогаю в обучении, и я считаю, что все должны учиться. То есть процесс обучения должен быть непрерывным, обязательно.
И учиться нужно, я считаю, учиться у лучших, не нужно думать о том, что все я сейчас знаю, постоянно все меняется, и если ты что-то, как говорится, руку держать на пульсе, если что-то не знаешь и пропустил какое-то начисление налога, это скажется на компании однозначно. И если ты являешься преподавателем и не повышаешь квалификацию, соответственно, ты что-то не додашь. Процесс обучения везде одинаковый, методика, процесс преподавания одинаковый.
Представьте учителя начальных классов, который, например, не владеет какими-то гаджетами, дети же поменялись. То же самое сейчас ученики. Сейчас ученики приходят очень грамотные.
К примеру, когда у меня в процессе обучения кто-то обучается, я вижу, что мои ученики, они параллельно еще черпают откуда-то информацию. И когда мы общаемся в основном у нас в онлайн-уроке, редко бывает оффлайн-встречи, чаще всего именно удаленно, то я вижу, что они занимаются. И те люди, которые повышают квалификацию, где-то что-то ищут, они очень быстро учатся.
А те, которые не учатся, они остаются на одном участке чаще всего.
ПОБ:
- Этот вопрос связан с тем, что к нам иногда поступают такие вопросы, что для чего мне нужны квалификации, для чего мне нужны сертификаты. Мы знаем, что профессиональный бухгалтер за повышение квалификации получает все сертификаты, спрашивает: «Мне это потом для чего? А если работодатель у меня не спрашивает, тогда я зачем будут проходить обучение?».
Наталья:
- Я считаю, что профбухгалтер это определенный статус, так же как, допустим, диплом о высшем образовании. То есть высшее образование профильное и профсертификат.
Профсертификат же не во всех компаниях требуется, а в обычной, если мы говорим про обычные стандартные ТОО, профсертификат профбухгалтера для компании как таковой он особо ничего не дает. Но при выборе специалиста обратят обязательно внимание на ваши сертификаты. Не только на сертификат профбухгалтера, но и на другие.
И посмотрят еще по дате. Если у вас есть профсертификат, но вы не повышаете квалификацию, это говорит о том, что человек ни к чему не стремится. И, соответственно, что руководитель решает? Собственник, вернее.
Что я буду в него вкладываться? Зачем мне брать человека, в которого я буду вкладываться? Можно я приведу такой пример? Мне приходилось пару лет назад для одной крупной компании подбирать специалистов. И когда я задавала вопрос специалисту, который претендовал на должность главного бухгалтера, где вы собираетесь черпать информацию, если вдруг будет такой момент, вы что-то не знаете. Не знаете, что мне ответили? Ну пусть руководитель мой подпишется на учет КИЗ, мне оттуда ответят.
То есть я получу ответ. А вот как вы проверите, что на самом деле ответ, который вам дали, он достоверный? Потому что вам же нужно будет вести диалог со своим руководителем. Вы же не принесете распечатку с учет КИЗ и скажете, ну вот на учет КИЗ мне сказали.
Что дает вообще повышение квалификации? Во-первых, это знание, а потом это коммуникация. Во время обучения ты общаешься с такими же людьми, которые обучаются. Ты очень много информации черпаешь.
Тут мало того, что самооценка растет своя, и ты на самом деле повышаешь квалификацию, если ты не покупаешь сертификаты. Есть же компании, которые просто продают сертификаты, существуют еще такие. Но в моем окружении мои ученики, недавно от ученицы тоже отучилась в ТОО «ПРОФИТренинг», ну она просто-напросто, она вот учится, учится, учится, учится, я говорю, ты уже превзошла меня.
Потому что постоянно учится, она очень хорошо зарабатывает, притом не выходя из дома, с двумя детьми. Такая вот девушка и спортом успевает заниматься. Поэтому если отвечать на вопрос, кому это нужно, я считаю, в первую очередь нужно самому бухгалтеру, для того, чтобы быть конкурентно способным на рынке.
А руководитель, сейчас так как бухгалтеров очень много, то в любом случае обратишь внимание на вот эти вот моменты. Все равно в компании, если ты устраиваешься не через знакомых, через знакомых там ничего смотреть не будут. А если ты устраиваешься самостоятельно, то, конечно, посмотрят на твой опыт, обязательно на сертификат посмотрят, когда ты там учился и где учился.
Поэтому я считаю, это конкурентное преимущество на сегодняшний день. А как тогда выбрать учебные центры? Есть их очень много? На сегодняшний день для меня, например, топ это ТОО «ПРОФИТренинг», потому что специалистов я знаю, они участвуют в конференциях и вижу, что самое главное это практики, потому что иногда встречаются в центрах преподаватели, которые практиками не являются, соответственно, а ученики сейчас очень подкованные приходят, они не могут ответить на вопрос. Но мы же говорим о профессиональном бухгалтере, не о рядовом даже, то есть он должен больше знать, чем обычный бухгалтер.
Соответственно, я считаю, что именно из таких критериев надо смотреть. Нужно смотреть, кто преподает. Для меня это самый важный критерий, потому что цена одна везде практически, количество часов одинаковое.
ПОБ:
- Наталья, спасибо Вам большое! Мне очень понравилось с Вами беседовать. Спасибо Вам большое, что пришли к нам, поделились своим самым опытом. Это было очень интересно.
Наталья:
- Я надеюсь, мы еще с Вами пообщаемся. Обращайтесь. Будет интересно.
Имеются вопросы? Напишите нам и мы обязательно свяжемся с Вами